Tämä mikroartikkeli käsittelee yleisellä tasolla onnistuneen fasilitoinnin ulkoisia puitteita. Tässä artikkelissa lähtökohtana on ollut erityisesti verkkofasilitointi ja yhteiskehittely verkossa, mutta samankaltaisuuksia löytyy reaalimaailmassa tapahtuvan fasilitoinnin kanssa. Artikkelin esittämät ulkoiset puitteet saattavat edellyttää toisiaan ja ovat osin päällekkäisiä. Tämä listaus onkin alustava kartoitusyritys, ei lopullinen ja tyhjentävä analyysi.
Osallistujaverkosto. Jotta fasilitointi voi onnistua, käynnistettävänä oleva toiminta täytyy saada potentiaalisen osallistujaverkoston tietoon. Fasilitoijan täytyy tuntea keskeiset ihmiset, joiden uskoo olevan kiinnostuneita ja kykeneviä osallistumaan toimintaan. Osallistujaverkoston tulisi olla tavalla tai toisella toiminnan aihepiirin liepeillä toimiva. Usein fasilitoijalla on aavistus sopivista osallistujista. Osallistujaverkoston synnyttämisessä keskeisessä asemassa ovat hyvin verkottuneet henkilöt, jotka ovat myös synnytettävän toiminnan näkökulmasta keskeisiä asiantuntijoita. Erityisesti prosessin alkuvaiheessa aktiivisuus on tällaisten henkilöiden varassa. Jos he innostuvat, moni muu seuraa perässä.
Ajoitus. Fasilitointiprosessi edellyttää useimmiten vapaaehtoista osallistumista, joten fasilitoija tarvitsee osallistujien huomiota ja aikaa. Tämän vuoksi ajoitus on yksi tärkeä osa fasilitointiprosessia. Prosessin aloitusta saattaa olla järkevää lykätä, mikäli tavoiteltavan osallistujaverkoston sisällä tapahtuu jo paljon muuta. Fasilitoijan tulee olla herkkä vaistoamaan verkoston hetkelliset “mielentilat” — avautuvat ja sulkeutuvat toiminnan “aikaikkunat”. Toisaalta osallistumiselle täytyy antaa riittävästi aikaa, jotta potentiaalisilla osallistujilla on mahdollisuus löytää sopiva hetki omalle panokselleen.
Paikka. Verkkopalveluista tulee valita sellaiset, joita osallistujaverkosto haluaa käyttää. Tärkeää on luonnollisesti myös se, että valitut palvelut tukevat tavoiteltua toimintaa. Palvelun ei välttämättä tarvitse olla osallistujille entuudestaan tuttu, sillä uuden palvelun kokeilu voi olla yksi osallistumiseen kannustava tekijä. Joskus taas voi olla tarkoituksenmukaista jättää toiminta-alusta määrittelemättä ja pyytää osallistujia ratkaisemaan tämäkin asia.
Aiheen kiinnostavuus, ymmärrettävyys ja oikea vaikeustaso. Fasilitoinnin onnistumisen keskeinen elementti on se, että toiminnan aihe ja kohde kiinnostavat osallistujaverkostoa. Koska osallistuminen on jokaisen henkilökohtaisen päätöksen varassa, toiminnan sisällön täytyy olla vetovoimaista. Aiheen täytyy olla ymmärrettävä eli osallistujan tulee kyetä hahmottamaan, mihin hän on ryhtymässä, kuinka paljon häneltä odotetaan osallistumista ja kuinka pitkään prosessi tulee kestämään. Toisaalta tavoiteltavan toiminnan tulee olla vaikeustasoltaan sopiva. Se ei saa olla liian vaikea, lamauttava, muttei myöskään liian helppo, selviö. Jos fasilitoija kokee osallistujaverkoston vertaisryhmäkseen, sopiva vaikeustaso on todennäköisesti sellainen, jonka fasilitoija itse kokee innostavana. Muissa tapauksissa fasilitointiprosessin voi aloittaa pienellä kyselyllä tai keskustelulla kiinnostus- ja taitotasosta.
Kannustimet. Vaikka usein fasilitoitavan prosessin paras palkinto on itse prosessi ja siinä yhteisesti saavutettu tieto, on muitakin osallistumisen kannustimia hyvä pohtia. Esimerkiksi: Saako osallistuja käyttää mahdollisia tuloksia vapaasti omaksi hyväkseen? Voiko hän saada prosessissa ammatillista mainetta? Syntyykö prosessissa uusia, osallistujalle tärkeitä kontakteja ja verkostoja? Onko prosessissa rahallisia tai muita aineellisia palkkioita?
Yhteenliittymät. Fasilitoijan kannattaa etsiä ympäriltään muita, jotka toimivat samaan aikaan samantyyppisen tematiikan ympärillä. Yhteistyö tällaisten tahojen kanssa on parempi vaihtoehto kuin keskinäinen kilpailu. Yhteenliittymien kautta molempien prosessit etenevät ja molempien verkostot saadaan yhteiseen käyttöön.