Avoimen yhteiskehittelyn sudenkuopat: 4. hierarkkisen organisaation tuen puute

Hierarkkisessa organisaatiossa johdon näkyvällä asenteella on suuri vaikutus avoimen yhteiskehittelyn onnistumiseen. Aktiivisesti osallistuva ja muita osallistumiseen omalla esimerkillään kannustava johtaja loisi avoimelle yhteiskehittelylle oivan maaperän. Valitettavasti tämä on harvinaisuus. Myös johtajien keskuudessa passiivisuus, taktinen lurkkaus ja pään sisäinen byrokraatti ovat yleisiä ilmiöitä sillä erotuksella, että vaikutus on tavallista rivityöntekijää suurempi.

Avoimet yhteiskehittelyprosesit tarvitsevat usein henkisen tuen lisäksi resurssitukea (so. rahaa). Tällaisen tuen saaminen voi kuitenkin olla huomattavan hankalaa, koska avoimen yhteiskehittelyn lopputulos on mekaanista prosessia epävarmempi. Yhteiskehittelyn tukeminen vaatii siis johdolta ylimääräistä riskinottoa, johon päätösvaltaiset yksilöt eivät ole aina valmiita.

Avoimen yhteiskehittelyn sudenkuopat: 2. taktinen lurkkaus

Avoimessa yhteiskehittelyssä ja sen ympärille muodostuvassa parvimaisessa rakenteessa yleinen käyttäytymismalli on ns. taktinen lurkkaus. Taktinen lurkkaus on näennäistä osallistumista yhteiskehittelyyn. Taktinen lurkkaaja ei aktiivisesti edistä yhteiskehittelyä eikä sitoudu päämäärän tavoitteluun. Hän seuraa yhteiskehittelyä, jotta voisi hypätä mukaan toimintaan, jos parvi saa kunnolla tulta alleen ja lurkkaajaakin hyödyttäviä tuloksia alkaa syntyä. Tätä ennen lurkkaaja ei sitoudu, mutta ei myöskään irtisanoudu prosessista.

Kuten passiivisuus myös taktinen lurkkaus on haitaksi erityisesti pienten ryhmien avoimelle yhteiskehittelylle. Lurkkaajat saattavat synnyttää aktiivisille yhteiskehittäjille vääristyneen kuvitelman parven vaikutuspiiristä ja potentiaalista. Toisin kuin passiivisuus taktinen lurkkaus voi selvitä sitoutuneille yhteiskehittelijöille vasta prosessin loppuvaiheessa, jolloin viimeistään kaikkien pitää toimia ja ottaa vastuuta päämäärien saavuttamiseksi. Lurkkajien reagoidessa toistensa pakoon avoin yhteiskehittely saattaa romahtaa kuin korttitalo.

Katalyytti on prosessi

Tässä juttusarjassa esittelen asioita ja kokeiluja, joiden parissa olen työskennellyt tämän kevään 2010 aikana Metropolia-ammattikorkeakoulussa.

Tämä juttusarja käynnistyi Katalyytin esittelyllä. Problemaattiseksi Katalyytin kuvailun teki se, ettei Katalyytilla ole varsinaista muotoa tai formaattia. Sen perimmäinen lähtökohta on pysyä määrittelemättömänä ja siten joustavana. Koska tänä keväänä oma toimintani on käytännössä koko Katalyytin toiminta, on Katalyytti ymmärrettävissä työni sisältöjen kautta.

Microjournal.org + Anonyymit sosio-nörtit + Hetkinen-toiminta + Wikisensei-järjestelmä + Tour de Mertopolia+ SOMA-koulutus + MOI-innovaatioprojektit = Katalyytti keväällä 2010

Katalyytti pyrkii olemaan uudenlainen, hajautettu ja prosessinomainen osa Metropolian organisaatiota. Sen toiminta, tavoitteet ja muoto muuttuvat tekijöiden ja projektien mukana. Tulevaisuus näyttää, mikä on Katalyytin paikka Metropoliassa tai mahdollisesti myös sen ulkopuolella.

Tour de Metropolia

Tässä juttusarjassa esittelen asioita ja kokeiluja, joiden parissa olen työskennellyt tämän kevään 2010 aikana Metropolia-ammattikorkeakoulussa.

Viime toukokuussa järjestettiin ensimmäistä kertaa Tour de Metropolia -pyöräilytapahtuma. Ideana on kiertää pyöräillen Metropolian eri toimipisteitä Helsingissä, Espoossa ja Vantaalla, mainostaa työmatkapyöräilyä varteenotettavana liikkumisvaihtoehtona ja pitää hauskaa. Viime vuoden Tour de Metropolia oli kaikin puolin onnistunut ja tänä vuonna on tarkoitus järjestää homma uudelleen.

Tour de Metropolia on Fillarijengiksi itseään kutsuvan ryhmittymän aikaansaannos. Fillarijengi on Metropolian ensimmäinen wikitoiminnasta ponnistanut vapaaehtois-/harrasteryhmä. Toiminta on ollut suhteellisen pienimuotoista; Fillarijengi on muun muassa kerännyt wikiin eri toimipisteiden pyöräilyfasiliteetteja (so. säilytystiloja, suihkumahdollisuuksia jne.). Tour de Metropoliasta on tullut kahdessa vuodessa selvästi Fillarijengin pääjuttu.

Tour de Metropolia järjestetään tänä vuonna torstaina 27.5. Lähtö on Arabianrannasta ja Tikkurilan, Myyrmäen, Leppävaaran ja Pitäjänmäen kautta kierros päättyy keskustaan Bulevardille/Kalevankadulle. Kilometrejä kertyy kokonaisuudessaan noin viisikymmentä.

MOI-innovaatioprojektit

Tässä juttusarjassa esittelen asioita ja kokeiluja, joiden parissa olen työskennellyt tämän kevään 2010 aikana Metropolia-ammattikorkeakoulussa.

Kun Metropolia aloitti toimintansa syksyllä 2008, kaikkien alojen opetussuunnitelmiin lisättiin nk. innovaatioprojekti, jonka tarkoituksena on olla yhteisprojekti eri alojen ja koulutusohjelmien välillä. Nyt on itse toteuttaminen tullut ajankohtaiseksi ja eri ihmiset eri puolilla Metropoliaa miettivät kuumeisesti, mikä kummajainen on innovaatioprojekti ja kuinka ihmeessä sellainen pitäisi järjestää.

Olen ollut yhdessä kehittelyvaihtoehdossa mukana (ns. MOI-projektit). Aluksi oli tarkoitus kehittää oman klusterimme sisäistä opiskelijalähtöistä lähestymistapaa, mutta kolmen kokouksen jälkeen on mukaan tullut yli kolmekymmentä opettajaa viidestä eri klusterista. Homma on siis paisunut kuin pullataikina. Yksi syy projektin paisumiseen on nähdäkseni se, että olemme tehneet projektin kehittelystä näkyvää. Jokaisen tapaamisen jälkeen olen suodattanut polveilevasta keskustelusta Katalyytin wikiin uuden version MOI-projektin ideasta, etenemistavasta, kehittelyn etenemisestä ja erilaisista selvittelyä tai jatkopohtimista tarvitsevista asioista. Informaatio ei ole ollut kokousmuistioiden muodossa vaan olen pyrkinyt jalostamaan koko kokonaisuutta siihen suuntaan, johon se on tapaamisissa soljahtanut.

Tämän näenkin mahdollistajan/parvikatalyytin työn keskeiseksi tehtäväksi. Sen lisäksi, että parvikatalyytti luo uusia yhteistoiminnallisia kehittelyryhmiä ja luo siten uusia alkujoukkoja uudelle toiminalle, hänen tehtävänään on myös luoda ryhmän käyttöön tieto-objekteja, jotka selventävät koko ryhmälle sen tarkoitusta ja tavoitteita. Kyse on siis jaettujen käsitteiden luomisesta, selittävien termien ja kuvioiden tuottamisesta ja monimutkaisen kokonaisuuden riittävästä yksinkertaistamisesta, jaetun tiedon rakenteiden luomisesta. Tällainen työ on suhteellisen aikaa vievää, mutta toisaalta yhden ihmisen vahva työpanos mahdollistaa suurellekin osallistujajoukkolle kehittelyssä mukana pysymisen (kaikkihan ei kykene olemaan paikalla kaikissa tapaamisissa kun osallistujajoukko ylittää kymmenen ihmistä). Samalla ryhmä kykenee prosessin edetessä virittäytymään samaan suuntaan pyrkiväksi yhteistoiminnalliseksi ryhmäksi.

Microjournal.org

Tässä juttusarjassa esittelen asioita ja kokeiluja, joiden parissa olen työskennellyt tämän kevään 2010 aikana Metropolia-ammattikorkeakoulussa.

Pienen opiskelijatiimin kanssa olemme jo yli vuoden kehitelleet mikroartikkelien kirjoittamis- ja julkaisupalvelua (Microjournal.org). Mikroartikkeleita on jonkin verran kokeiltu käytännössä Tutkimusparvessa, mutta itse näen mikroartikkelin todella sopivana välineenä ammattikorkeakoulujen toimintaan.

Ensimmäinen alfaversio julkaistiin jo viime syksynä, mutta huomasimme nopeasti, että yhteiskirjoittaminen oli sen avulla todella vaikeaa. Onneksemme Google osti Etherpadin ja samalla sen lähdekoodi avattiin. Nyt olemme integroimassa Etherpadia Microjournaliin. Meillä on ollut pieniä teknisiä haasteita, mutta tavoitteena olisi saada ensimmäinen stabiili versio testaukseen vielä tämän kuun lopuun mennessä.

Keväällä kokeillaan Microjournal.org-palvelua erilaisissa yhteyksissä Metropoliassa. 31.3. järjestämme mikroartikkelityöpajan, jossa metropolialaiset keskittyvät pohtimaan Metropolian arvojen merkitystä yhteiskirjoittamalla mikroartikkelita. Loppukeväästä olisi tarkoitus kokeilla mikroartikkelia vaihtoehtona perinteiselle opinäytetyön kypsyyskokeelle. Myös tutkimus- ja kehitystoiminnan yhteydessä olisi tarkoitus kokeilla Microjournal.org-palvelua osana hanketoimintaa.

Wikisensei-järjestelmä

Tässä juttusarjassa esittelen asioita ja kokeiluja, joiden parissa olen työskennellyt tämän kevään 2010 aikana Metropolia-ammattikorkeakoulussa.

Olen ollut mukana edistämässä wikin käyttöönottoa ja käytön kehittelyä Metropoliassa jo usean vuoden ajan. Henkilökunnan kiinnostus on koko ajan kasvussa ja ongelmaksi onkin muodostunut se, että wikin käyttöapua ja koulutusta tunnutaan tarvittavan jatkuvasti enemmän. Tämä on aiheuttanut luonnollisesti henkilökohtaisia aikatauluongelmia. Tätä ongelmaa ratkomaan kehitimme Jussi Linkolan kanssa wikisensei-järjestelmän.

Wikisensei-järjestelmä on hajautettu ja avoin tapa edistää wikin käyttöä ja koulutusta. Kuka tahansa saa halutessaan suorittaa wikisensein tasokokeita, jotka noudattavat karatesta tuttuja vyövärejä. Jokaiseen tasokokeeseen on laadittu lista wikiin liittyvistä asioista, jotka kokelaan tulee opettaa vähintään yhdelle toiselle henkilölle. Kun tasokokeen lista on kokelaan ja “opiskelijan” toimesta käyty läpi, ilmoittaa tasokokeen suorittaja asiasta kyseisen vyön wikisivuilla ja “oppilas” kuittaa tasokokeen suoritetuksi vastaamalla kokelaan viestiin.

Ensimmäisen tasokokeen (keltainen wikisensei) suoritettuaan saa suorittaja työpöydälleen miniatyyrikivipuutarhan ja siihen keltaisen wikisensei-tarran. Haastavampia tasokokeita suorittaneet saavat lisää tarroja. Wikisenseit listataan Katalyytin wikisensei-sivustolla ja senseit voivat liittää suorittamansa “tarran” myös omille kotisivuilleen.

Tällä hetkellä käytössä on keltaisen, oranssin ja vihreän wikisensein tasokokeet. Kun tarvetta ilmenee, kehitetään tasokoe seuraaviin jäljellä oleviin väreihin. Oletuksena on, että musta wikisensei osaa muokata wikiä puhtaasti mielensä voimalla ilman tietokonetta tai muita apuvälineitä (:

Hetkinen-toiminta

Tässä juttusarjassa esittelen asioita ja kokeiluja, joiden parissa olen työskennellyt tämän kevään 2010 aikana Metropolia-ammattikorkeakoulussa.

Tietointensiivinen työ on usein stressaavaa ja omaksuttavat tietomäärät kuormittavat kaikkien aivoja. Työhön kuuluu usein myös se, että pitäisi olla monessa paikassa yhtä aikaa ja jonkinlaista huomiota tai reaktiota vaativia asioita tuntuu ilmaantuvan 24/7. Työn kuormittavuuden takia työhyvinvointiin pitäisi kiinnittää erityistä huomiota.

Olemme lähteneet kehittelemään Metropoliassa Hetkinen-toimintaa (ks. http://hetkinen.metropolia.fi). Ajatuksena on se, että työn voisi keskeyttää kerran päivässä ja antaa tilaa ja aikaa rauhoittumiselle, palautumiselle ja olemiselle. Hetkinen-toiminnan on tarkoitus olla itseorganisoitunutta eli Metropolian eri toimipisteissä halukkaat ihmiset voivat järjestää itselleen sopivaa toimintaa.

Arabianrannassa olemme kokoontuneet  vuoden alusta lähtien pienellä porukalla harrastamaan meditaatiota Katalyytin huoneessa ja Tikkurilaan on suunnitteilla joogaryhmä. Kevään 2010 aikana järjestetään mindfulness-alustuksia Metropolian eri toimipisteissä. Toivottavasti tämän kautta Hetkinen-toiminta leviäisi myös muihin toimipisteisiin.

Katalyytti – toimintahautomo ja epäkeskus

Tässä juttusarjassa esittelen asioita ja kokeiluja, joiden parissa olen työskennellyt tämän kevään 2010 aikana Metropolia-ammattikorkeakoulussa.

Vuoden alussa Metropoliassa kulttuurin ja luovan alan klusterissa aloitti toimintansa Katalyytti-niminen asia (http://katalyytti.metropolia.fi). Katalyytin tarkoituksena on olla uusien asioiden, toimintamallien ja toiminnan kehittelyn paikka. Tarkoituksena on, että pitemmällä aikavälillä Katalyytti voisi toimia uusia asioita ruohonjuuritasolta “viralliseen” toimintaan nostavana tahona. Katalyytti sai Arabianrannasta myös tilan, jota metropolialaiset voivat käyttää vapaamuotoisiin tapaamisiin ja yhteiskehittelyyn.

Katalyytin kuvailussa on vaikeaa se, että olemme lähtökohtaisesti halunneet pitää sen epämääräisenä, joustavana, keskittämättömänä ja avoimena. Olemme tietoisesti vältelleet osaamiskeskus- ja kehittämisyksikkö-tyyppistä retoriikkaa. Periaatteessa ei ole asiaa, jota ei voisi tehdä Katalyytin kautta. Tällä hetkellä minun oman panokseni ollessa suuri osa koko Katalyytin toiminnasta, kehitystyö pyörii avointen toimintamallien, yhteistoiminnallisuuden ja sosiaalisen median ympärillä. Mikäli saamme Katalyytin toimintaa vakiinnutettua ja laajennettua tulevaisuudessa, kehittelytyön fokuskin varmasti laajenee.

Näkemykseni mukaan avoin ja tasa-arvoisuuteen perustuva yhteiskehittely on paras tapa luoda innostusta ja uusia ajatuksia traditionaaliseen ja hierarkkiseen koulutusorganisaatioon. Katalyytti tähtää olemaan elävä toiminnan kehittelyn moottori, joka välttelee itse institutionaalisiin kaavoihin kangistumista. Toivottavasti Katalyytti tulee olemaan alati muuttuva ja osallistujiensa mukana elävä.

Oletko töissä labyrintissa?

Byrokraattisen organisaation metafora on puinen labyrinttipeli ja pelissä käytettävä metallikuula edustaa työntekijää. Uusi työntekijä asetetaan labyrinttiin ja vähitellen hän oppii tunnistamaan ja käyttämään labyrintin reittejä: selviämään työssään. Työntekijät toimivat suurimmalta osin piilossa toisiltaan pelin puisten muurien takana. Jokaisella työntekijällä on tarkasti määritellyt työn sisällöt. Työntekijän tulee omistautua omille velvollisuuksilleen ja tuntea oman toimivaltuutensa ja työnsä rajat. Hänen vastuulleen jää näiden töiden hoitaminen mahdollisimman tehokkaasti. Tämä johtaa riskien välttelyyn ja siihen, että työn tekemisen fokus on ohjeiden ja sääntöjen noudattamisessa, ei työn tulosten pohdinnassa, joka labyrintissa on aina johdon vastuulla. Työntekijän tulee siis raportoida edistymisestään ja saavuttamastaan tiedosta esimiehelleen. Kaikki toimintaprosessit on katkottu pieniksi osaprosesseiksi, joista jokainen on vastuutettu yksittäiselle työntekijälle. Kun työntekijä saa oman osaprosessinsa tehdyksi, hän heittää lopputuloksen labyrintin muurin yli seuraavan osaprosessin vastuuhenkilölle ja voi siirtyä seuraavan työn pariin.

Labyrintin käytävillä on monenlaisia reikiä, joita työntekijöiden tulee varoa. On olemassa erilaisia epämiellyttäviä vastuutehtäviä, uuvuttavia prosesseja, “hankalia” henkilöitä ja muita ansoja. Jotta yksilö oppii tunnistamaan vaaranpaikat, hänen tulee saavuttaa suuri määrä hiljaista tietoa itse organisaatiosta ja sen ääneenlausumattomista säännöistä. Työntekijällä menee paljon aikaa niin sanotun organisatorisen pääoman saavuttamiseen, joka on hyödyllistä ainoastaan niin pitkään kuin työntekijä pysyy samassa työssä ja työpaikassa. Organisatorista pääomaa on vaikea hyödyntää uusissa konteksteissa eli se on sisällöllisesti tyhjää, minkä vuoksi esimerkiksi byrokraattisten lomaketemppujen oppiminen ei jokaisesta tunnu mielekkäältä.

Kun jossain päin labyrinttia huomataan ongelma, ensin selvitetään kenen vastuulla ongelman ratkaiseminen on. Muiden työntekijöiden on järkevää pysyä mahdollisimman tarkasti poissa ongelmaa selvittävän tieltä ja antaa tälle mahdollisimman paljon tilaa toimia. Auttaminen saattaa ylittää muiden työntekijöiden valtuudet ja ainakin omat tarkkaan määritellyt työn sisällöt.

Labyrintti on rakentunut pitkän kehityshistorian aikana. Sen rakenteet ovat aluksi vastanneet johonkin tiettyyn tarpeeseen. Historiansa aikana rakenteista on kuitenkin tullut osa organisaation perimmäistä tarkoitusta. Osa rakenteista saattaa olla olemassa enää vain itsensä vuoksi, mutta pitkän historiansa takia niiden olemassaoloa tai toimintaperiaatteita ei osata enää kyseenalaistaa, koska ne tuntuvat “luonnollisilta”.

Labyrintti on rakennettu siksi, että toimintaa johtavat yksilöt voisivat uskoa kontrolloivansa alaistensa liikkeitä. Uskomukseen kuuluu, että kun on olemassa vain tietyt kulku- ja toimintaväylät, eivät alaiset voi toimia väärin eikä kaaosta pääse syntymään. Labyrintti on syntynyt kontrollimekanismiksi, mutta johdon uskomus, että he voivat seurata labyrintin toimintaa lintuperspektiivistä on harhakuvitelma. Myös johto seikkailee metallikuulina pelin sisällä. Tietointensiivinen työ tekee myös tietojen keräämisen lintuperspektiivin mahdottomaksi. Jokainen työntekijä on asiantuntija, eikä kenelläkään yksilöllä ole mahdollista saada haltuunsa, sisäistää ja ymmärtää kokonaisen ryhmän tietoja. Tämän takia labyrintin luutuneet kulkuväylät vaikeuttavat myös johdon tiedonsaantia. Tietotulvan takia he joutuvat tyytymään erilaiseen raportointitietoon ja sisältököyhään metatietoon, jonka varassa erilaiset organisaatioon vaikuttavat johtopäätökset tulisi tehdä.

Mikäli yksilö kokee labyrintissa työskentelyn ongelmaksi omassa työssään, sen ratkaiseminen vaatii häneltä kekseliäisyyttä, retorisia taitoja, suurta itseluottamusta ja jopa taitoa piilotella, vääristää tai valehdella työmääriään tai työtehtäviään. Usein se myös vaatii työn tekemistä “omalla ajalla”. Jotta työntekijät voivat toimia labyrintissa vapaammin, he joutuvat löytämään oikoteitä, rakentamaan valemuureja ja naamioimaan toimintaansa organisaation hyväksymäksi työajan käytöksi.