Rauhoitu esimerkiksi meditoimalla joka päivä. Irrottautuminen tavoitteellisesta toiminnasta rauhoittaa ja selkeyttää mieltä. Samalla oma mieli, sen liikkeet ja maneerit tulevat tutuiksi.
Ks. lisää: Ari Tikka Zazen – Opas zen-meditaatioon
Mielen dieetit – yksinkertaisia sääntöjä tietotyön hallintaan.
Älä jätä asioita ja projekteja lillumaan epämääräisyyteen. Pidä huoli, että kaikissa projekteissa on määritelty seuraava konkreettinen toimenpide ja se kenen vastuulla tämän suorittaminen on. Epämääräisyys aiheuttaa ahdistusta, stressiä ja vastuun pakoilua. Se heijastuu koko työryhmään, joten erityisesti johtamisen tulisi kiinnittää huomiota toiminnan mikrotason toimenpiteiden tarkkaan määrittelyyn. Tarkasti määritelty toiminpide sisältää verbin (esim. aja nurmikko; soita Minervalle; mailaa Pertille ja kysy, koska on seuraava x-y-z-valiokunnan kokous).
Ks. lisää: David Allen Getting Things Done (suom. Kerralla valmista)
Mielen dieetit – yksinkertaisia sääntöjä tietotyön hallintaan.
Jos haluat muuttaa toimintatapojasi, uudet tavat täytyy rutinoida osaksi arkea. Tärkeintä on saada uusi tapa ensin juurtumaan. Uutta asiaa kannattaa tehdä ensin siten, että siitä suoriutuminen tuntuu naurettavan helpolta. Jos haluat aloittaa juoksemisen, päätä juosta kolme kertaa viikossa 10 minuuttia; jos haluat aloittaa meditoimisen, tee sitä joka aamu 5 minuuttia; jos haluat vähentää sähköpostien lukemista, vähennä ensin kahdeksaan kertaan työpäivän aikana. Kun uusi tapa on muuttunut arkiseksi, voit lisätä määrällisiä tai laadullisia vaatimuksiasi.
Ks. lisää: Leo Babauta The Power of Less
Mielen dieetit – yksinkertaisia sääntöjä tietotyön hallintaan.
Kun haluat muuttaa toimintatapojasi, älä yritä muutaa kaikkea kerralla. Keskity yhteen muutokseen 30 päivän ajan. Vaadi itseltäsi alkuun liian vähän (esim. vähennä sähköpostien lukemista kuuteen kertaan päivässä, tee kilometrin lenkki joka päivä tai meditoi viisi minuuttia joka ilta). Kun tapa on muuttunut rutiiniksi, voit lisätä vaatimustasoa.
Ks. lisää: Leo Babauta Zen to Done ja The Power of Less
Mielen dieetit – yksinkertaisia sääntöjä tietotyön hallintaan.
Aseta työviikolle selkeät tavoitteet. Valitse edellisenä iltana tai työpäivän aamuna viikon tavoitteiden mukaiset tärkeät tehtävät, jotka sitoudut tekemään päivän aikana. Tee nämä työt heti aamulla käyttäen 25 + 5 minuutin sääntöä. Yhdistele silpputyötä tekemällä lyhyet tehtävät 25 minuutin paloissa iltapäivällä. Näin silpputyö ja eteen tulevat sammutettavat tulipalot eivät estä tärkeiden tehtävien tekemistä.
Ks. lisää: Leo Babauta Zen to Done ja Francesco Cirillo The Pomodoro Technique
Mielen dieetit – yksinkertaisia sääntöjä tietotyön hallintaan.
Kun teet pitkäkestoista työtehtävää (esim. artikkelin kirjoitus), pilko se helposti ymmärrettäviin osiin (esim. taustatyö, sisällön hahmottelu, kirjoittaminen, tarkistaminen). Tee yhtä tehtävän osaa aina 25 minuuttia kerrallaan ja pidä sen jälkeen viiden minuutin tauko. Keskity tehtävän osaan kerrallaan. Merkkaamalla ylös työhön käytetyt “pomodorot”, kehität ymmärrystäsi omasta työvauhdistasi.
Ks. lisää: Pomodoro Technique
Mielen dieetit – yksinkertaisia sääntöjä tietotyön hallintaan.
Jos eteesi tulee työtehtävä, jonka tekeminen kestää arviolta alle kaksi minuuttia, tee se heti.
Ks. lisää: David Allen Getting Things Done (suom. Kerralla valmista)
Mielen dieetit – yksinkertaisia sääntöjä tietotyön hallintaan.
Kirjoita ylös kaikki tehtävät ja asiat heti kun ne tulevat mieleesi. Kirjoita asiat sellaisiin paikkoihin, joista käyt niitä aktiivisesti läpi. Esimerkiksi muistiinpanovihkon ja netti-todo-listan yhdistelmä toimii hyvin. Pidä vihko aina mukanasi ja siirrä tehtävät lopulta netti-todo-listalle. Asioiden kirjoittamisen ja varman muistiinpanojärjestelmän yhdistelmä vapauttaa päästäsi tilaa keskittymiseen ja tärkeisiin asioihin panostamiseen.
Ks. lisää: David Allen Getting Things Done (suom. Kerralla valmista), Leo Babauta Zen to Done ja Francesco Cirillo The Pomodoro Technique
Mielen dieetit – yksinkertaisia sääntöjä tietotyön hallintaan.
Jostain arkikeskustelusta jäi mieleen, että joku-viisas-jossain oli sanonut, että nykyihminen joutuu elämään koko elämänsä dieetillä, koska ravintoa on kaikkien saatavilla liikaa. Ihminen joutuu kontrolloimaan syömistään, juomistaan ja fyysistä kuntoaan elämänsä loppuun asti. Tämä vaatii vahvaa itsekuria ja jatkuvaa sisäistä motivointia.
Nyt tietointensiivinen työn takia erilaiset mielen dieetit ovat muodostumassa yhtä tarpeellisiksi hyvinvoinnin välineiksi kuin ruokavaliot ja liikunta. Getting things done, Zen to done, Pomodoro-tekniikka, jooga, mindfulness ja zazen ovat esimerkkejä tekniikoista, joilla toiminnan fokusointia tärkeään ja tarpeelliseen voidaan kehittää. Myös leppoistaminen ja downshiftaaminen liittyvät samaan tematiikkaan.
Jokaisella tietointensiivistä työtä tekevällä on varmasti jo suuri määrä omia toimivia mielen dieettejä. Nämä olisivatkin kiinnostava tutkimuskohde. Loppujen lopuksi ei liene suurta merkitystä millaisen mielen dieetin itselleen valitsee tai kehittää, jos se vain toimii. Ruokavalioidenkin vaikutus lienee suurelta osin siinä, että kun toimii jonkin järjestelmällisen systeemin sanelemien ohjeiden mukaan, tulee samalla kiinnitettyä enemmän huomiota siihen, mitä syö, ja näin dieetti myös toimii. Vastaavasti tuntuu ikävä kyllä myös siltä, että mielen dieeteistä on helppo lipsua – aivan kuten ruokavalioistakin. Pitkäjänteisyyttä, kuria ja motivaatiota siis tarvitaan tässäkin asiassa.
Perinteisessä hierarkkisessa organisaatiossa pitkään työskennelleille avoin yhteiskehittely on toimintamalli, joka haastaa aiemmin omaksutut ja hyväksytyt tavat. Vanhat säännöt, roolit ja ajatukset työstä voivat olla monella tapaa ristiriidassa vapaaehtoisuuteen, omaehtoisuuteen, innostumiseen ja tasa-arvoisuuteen perustuvan avoimen yhteiskehittelyn kanssa. Meillä on jokaisella oma sisäinen byrokraatti, joka edustaa työpaikkaamme päämme sisällä. – Onko tämä oikeaa työtä, tämä sisäinen byrokraattimme kyseenalaistaa.
Historiallisesti kehittyneissä organisaatioissa jokainen työpäivä vahvistaa organisaation toimintalogiikkaa oman päämme sisäisenä toimintalogiikkana. Työssä hankittu organisatorinen pääoma eli tieto-taito organisaation todellisista (usein piilotetuista) toimintasäännöistä ja -mekanismeista on merkityksellistä ainoastaan silloin kun asiat pysyvät muuttumattomina. Muutos vähentää saavuttamamme organisatorisen pääoman arvoa, joten pään sisäinen byrokraatti haluaa pitäytyä jo neuvotelluissa tuntisuunnitelmissa, uimaratakaavioissa ja ohjeistuksissa.
